El arte de delegar
En el ámbito empresarial
el acto de delegar es una técnica que se debe emplear apropiadamente si
queremos que sea productivo para la organización. En un sentido amplio y generalizado
se infiere a la delegación como un simple acto de asignar tareas a una persona
o un grupo de personas en específico, pero el concepto va más allá.
El delegar es un
proceso complejo que lleva ciertos aspectos a considerar.
Determinar
los resultados esperados de un cargo. Si no tenemos claro lo que esperamos obtener con una tarea, no tiene
caso asignarla, dado que, si no comprendemos la misión de una acción, no
podemos esperar que a quien se la deleguemos la entienda.
Asignar
actividades al cargo. Para llevar a cabo
una tarea debemos de tener un hilo de acciones a las cuales el delegado se
adaptará, no tiene sentido asignar una tarea si no se explica el proceso a
llevar para cumplirla.
Delegar
autoridad para cumplir esas actividades. Según nuestro puesto, debemos tener presente que si le asignamos tareas
a una persona de inferior jerarquía se debe de autorizar a la persona el nivel
de poder pertinente para llevarlas a cabo, de lo contrario podría generarle
problemas tanto al delegado como a nuestra persona.
Hacer
responsable a la persona que ocupa ese cargo del cumplimiento de las
actividades. El delegado tiene que estar consciente de que no solo
adquiere el derecho a llevar a cabo tareas particulares, sino que también tiene
la responsabilidad con las mismas, y responderá por ellas en caso de no efectuarlas con éxito.
En base a lo
anterior, considero que la manera más efectiva y apropiada de delegar es cuidando
algunos puntos tales como:
Evaluar los
resultados que esperamos,
y en base a esto, otorgar la autoridad suficiente al delegado para llevar a
cabo los pasos a seguir para cumplir el objetivo.
Seleccionar a
alguien apropiado según la tarea, lo anterior debe analizarse previamente en profundidad, por ejemplo:
no podemos asignarle una tarea compleja de finanzas a un aprendiz que labora en
el sector de mercadeo, dado que no tiene la capacidad y posiblemente tampoco el
conocimiento para realizar lo asignado con éxito, por lo que hay que tener buen
criterio al escoger al delegado.
No dejar al
delegado por su cuenta,
hay que mantenerse en constante comunicación porque al delegar se comparte la
responsabilidad, por lo tanto, ni el delegado ni mi persona es independiente. El
apoyo y el flujo de información debe estar presente en cada momento del
proceso.
Mantener
control de la situación,
dado que brindamos ciertos niveles de autoridad al delegado, hay que asegurar que
la persona emplee bien dicha autoridad, con el fin de guiar al mismo y estar
pendiente de alguna desviación. No se trata de interferir en el desempeño de las
tareas que realice el sujeto, esto puede variar según el contexto, claro está.
Reconocer la
buena delegación y el buen desempeño del subordinado, es vital estar atento al éxito por parte del
delegado, dado que esto es un gran incentivo para que el mismo continúe buscando
la mejora y el buen ejercicio en la organización.
Para reflexión: pymes, ¿con o sin estructura?
Por lo general las
pymes (pequeñas y medianas empresas) carecen de estructura formal, es una situación que no discrimina países o
sistemas, se encuentra en todo el medio empresarial, lo cual, según el
contexto, puede significar la muerte de dicha empresa. Según Zuluaga (2015).
El éxito en las pymes está en una buena estructura desde sus comienzos. Y pocas
veces se planifica esta organización. Sandra afirma que existen 4 grupos de
interés que deben ser tomados en cuenta en el diseño de la estructura
organizacional de una pyme para su buen funcionamiento.
Dueño o accionista.
Se debe buscar retribuir la inversión de este grupo, lo cual se puede llevar a
cabo por medio de la integración de un área que les informe sobre el
rendimiento de su aporte y del avance financiero de la pyme. Para esto debe
establecerse un área de finanzas.
Clientes. Es
necesario definir cómo llegar a nuestro mercado meta, así como contribuir a la
creación de relaciones duraderas y satisfactorias entre la empresa y el
cliente. Para esto es necesaria un área de ventas.
Mercado. Hay que
encargarse de garantizar la oferte de los productos o servicios para satisfacer
las necesidades del cliente, así como velar por el constante mejoramiento de lo
que ofrezcamos.
Colaboradores. Se
ha de garantizar el talento en la pyme, así como buscar el crecimiento de los
mismos colaboradores acorde al crecimiento de la empresa como tal. Para ello,
lo pertinente es tener un área de recursos humanos.
Teniendo en cuenta
los aspectos anteriores, hay que poner los pies en la tierra y analizar la
realidad. No siempre se puede cumplir con dicha
estructura. Cuando una pyme está iniciando, por lo general no hay
suficiente capital ni personal para establecer de manera oficial puestos
o departamentos. Considero que, en muchas situaciones, aunque no sea consolidada
la estructura recomendada, los mismos pueden estar implícitos, dado que quienes
emprenden conocen las tareas a llevar a cabo y se organizan según lo que tengan
como misión. Sin embargo, no siempre es así.
Con lo anterior me
refiero a que hay situaciones particulares en las que quienes inician una pyme
no tienen ni el más remoto conocimiento sobre los procedimientos a llevar a
cabo, ni las tareas a cumplir, ni cómo dividir las mismas, podemos tomar como
ejemplo a una familia que decide crear una microempresa de venta de pan, imaginemos
que tienen buen capital, y suficiente personal para conformar una buena
estructura organizacional, pero puede que ningún miembro de la familia tenga conocimiento
administrativo, entonces únicamente entregan y cobran por el pan. Por eso es
vital tener en cuenta ambos lados del espectro antes de tratar temas
estadísticos en cuanto a cuantas pymes conforman una estructura sólida y cuales
no lo hacen.
Gracias por leer,
se acepta cualquier comentario o crítica constructiva, un saludo.