¿Cómo se debe delegar en una empresa?

El arte de delegar

En el ámbito empresarial el acto de delegar es una técnica que se debe emplear apropiadamente si queremos que sea productivo para la organización. En un sentido amplio y generalizado se infiere a la delegación como un simple acto de asignar tareas a una persona o un grupo de personas en específico, pero el concepto va más allá.

El delegar es un proceso complejo que lleva ciertos aspectos a considerar.

Determinar los resultados esperados de un cargo. Si no tenemos claro lo que esperamos obtener con una tarea, no tiene caso asignarla, dado que, si no comprendemos la misión de una acción, no podemos esperar que a quien se la deleguemos la entienda.

Asignar actividades al cargo. Para llevar a cabo una tarea debemos de tener un hilo de acciones a las cuales el delegado se adaptará, no tiene sentido asignar una tarea si no se explica el proceso a llevar para cumplirla.

Delegar autoridad para cumplir esas actividades. Según nuestro puesto, debemos tener presente que si le asignamos tareas a una persona de inferior jerarquía se debe de autorizar a la persona el nivel de poder pertinente para llevarlas a cabo, de lo contrario podría generarle problemas tanto al delegado como a nuestra persona.

Hacer responsable a la persona que ocupa ese cargo del cumplimiento de las actividades. El delegado tiene que estar consciente de que no solo adquiere el derecho a llevar a cabo tareas particulares, sino que también tiene la responsabilidad con las mismas, y responderá por ellas en caso de no efectuarlas con éxito.

En base a lo anterior, considero que la manera más efectiva y apropiada de delegar es cuidando algunos puntos tales como:

Evaluar los resultados que esperamos, y en base a esto, otorgar la autoridad suficiente al delegado para llevar a cabo los pasos a seguir para cumplir el objetivo.

Seleccionar a alguien apropiado según la tarea, lo anterior debe analizarse previamente en profundidad, por ejemplo: no podemos asignarle una tarea compleja de finanzas a un aprendiz que labora en el sector de mercadeo, dado que no tiene la capacidad y posiblemente tampoco el conocimiento para realizar lo asignado con éxito, por lo que hay que tener buen criterio al escoger al delegado.

No dejar al delegado por su cuenta, hay que mantenerse en constante comunicación porque al delegar se comparte la responsabilidad, por lo tanto, ni el delegado ni mi persona es independiente. El apoyo y el flujo de información debe estar presente en cada momento del proceso.

Mantener control de la situación, dado que brindamos ciertos niveles de autoridad al delegado, hay que asegurar que la persona emplee bien dicha autoridad, con el fin de guiar al mismo y estar pendiente de alguna desviación. No se trata de interferir en el desempeño de las tareas que realice el sujeto, esto puede variar según el contexto, claro está.

Reconocer la buena delegación y el buen desempeño del subordinado, es vital estar atento al éxito por parte del delegado, dado que esto es un gran incentivo para que el mismo continúe buscando la mejora y el buen ejercicio en la organización.

Para reflexión: pymes, ¿con o sin estructura?

Por lo general las pymes (pequeñas y medianas empresas) carecen de estructura formal, es una situación que no discrimina países o sistemas, se encuentra en todo el medio empresarial, lo cual, según el contexto, puede significar la muerte de dicha empresa. Según Zuluaga (2015). El éxito en las pymes está en una buena estructura desde sus comienzos. Y pocas veces se planifica esta organización. Sandra afirma que existen 4 grupos de interés que deben ser tomados en cuenta en el diseño de la estructura organizacional de una pyme para su buen funcionamiento.

Dueño o accionista. Se debe buscar retribuir la inversión de este grupo, lo cual se puede llevar a cabo por medio de la integración de un área que les informe sobre el rendimiento de su aporte y del avance financiero de la pyme. Para esto debe establecerse un área de finanzas.

Clientes. Es necesario definir cómo llegar a nuestro mercado meta, así como contribuir a la creación de relaciones duraderas y satisfactorias entre la empresa y el cliente. Para esto es necesaria un área de ventas.

Mercado. Hay que encargarse de garantizar la oferte de los productos o servicios para satisfacer las necesidades del cliente, así como velar por el constante mejoramiento de lo que ofrezcamos.

Colaboradores. Se ha de garantizar el talento en la pyme, así como buscar el crecimiento de los mismos colaboradores acorde al crecimiento de la empresa como tal. Para ello, lo pertinente es tener un área de recursos humanos.

Teniendo en cuenta los aspectos anteriores, hay que poner los pies en la tierra y analizar la realidad. No siempre se puede cumplir con dicha estructura. Cuando una pyme está iniciando, por lo general no hay suficiente capital ni personal para establecer de manera oficial puestos o departamentos. Considero que, en muchas situaciones, aunque no sea consolidada la estructura recomendada, los mismos pueden estar implícitos, dado que quienes emprenden conocen las tareas a llevar a cabo y se organizan según lo que tengan como misión. Sin embargo, no siempre es así.

Con lo anterior me refiero a que hay situaciones particulares en las que quienes inician una pyme no tienen ni el más remoto conocimiento sobre los procedimientos a llevar a cabo, ni las tareas a cumplir, ni cómo dividir las mismas, podemos tomar como ejemplo a una familia que decide crear una microempresa de venta de pan, imaginemos que tienen buen capital, y suficiente personal para conformar una buena estructura organizacional, pero puede que ningún miembro de la familia tenga conocimiento administrativo, entonces únicamente entregan y cobran por el pan. Por eso es vital tener en cuenta ambos lados del espectro antes de tratar temas estadísticos en cuanto a cuantas pymes conforman una estructura sólida y cuales no lo hacen.

Gracias por leer, se acepta cualquier comentario o crítica constructiva, un saludo.